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      • Email 发送集成

      概述

      通过 HeiChat 的 Email 集成，您可以在客户离开网站后继续发送跟进邮件、售后回复和转化提醒，让聊天对话延伸到邮箱渠道。

      这项功能特别适合以下场景：

      • 客户离站后继续跟进高意向咨询
      • 向留下邮箱的访客发送答复或补充信息
      • 在客服对话后发送订单、物流或产品建议
      • 统一管理站内聊天与邮件沟通

      使用前准备

      在配置 Email 发送之前，请先确认以下事项：

      1. 您已经在 HeiChat 中收集到了客户邮箱
      2. 您有一个可用于 SMTP 发送的邮箱或邮件服务商账号
      3. 您知道该服务商的 SMTP 地址、端口、加密方式和登录凭据
      4. 如果邮箱开启了双重验证，通常需要使用 App Password（应用专用密码），而不是登录密码

      第一步：先收集客户邮箱

      要使用邮件跟进，您需要先通过预聊表单收集客户邮箱地址。

      Pre-chat Form

      • 进入 Setup → Basic Settings → Lead Capture
      • 启用 Pre-chat Form
      • 确保表单中包含邮箱字段

      客户在开始对话前填写邮箱后，您就可以在后续对话中通过 Email 渠道继续联系对方。

      在 HeiChat 中配置 Email 发送

      进入 Setup → Integrations → Email(Beta)，您会看到如下配置界面：

      Email settings

      按顺序填写以下内容：

      1. SMTP Host (Address)

      填写邮件服务商提供的 SMTP 服务器地址，例如：

      • smtp.gmail.com
      • smtp.office365.com
      • smtp.zoho.com
      • smtp.sendgrid.net

      2. Port

      常见端口如下：

      • 587：通常搭配 STARTTLS
      • 465：通常搭配 SSL/TLS

      如果服务商文档没有特别说明，优先尝试 587 + STARTTLS。

      3. Security Protocol

      可根据服务商要求选择：

      • STARTTLS：先建立普通连接，再升级为加密连接，最常见
      • SSL/TLS：建立连接时直接加密，常见于 465

      4. Sender Name

      客户在收件箱里看到的发件人名称，例如：

      • HeiChat Support
      • Brand Customer Care
      • 您的店铺名称

      建议这里使用品牌名或客服团队名称，提升识别度和打开率。

      5. Sender Email

      客户看到的发件邮箱地址。建议：

      • 使用和店铺域名一致的企业邮箱，例如 support@yourstore.com
      • 尽量与 Username 保持一致，避免部分服务商拒绝发送

      6. Username

      SMTP 登录用户名。多数服务商都要求填写完整邮箱地址，例如：

      • yourname@gmail.com
      • support@yourstore.com

      大多数情况下，Username 和 Sender Email 是一样的，并且都采用邮箱地址格式。

      但也有一些例外情况：

      • 某些服务商的 Username 不是邮箱地址
      • 某些服务商使用固定用户名、系统分配用户名或 API 用户名
      • 这时 Sender Email 与 Username 就会不同

      例如：

      • Gmail / Outlook / Zoho：通常 Username 就是邮箱地址，往往与 Sender Email 相同
      • SendGrid：Username 通常固定填写 apikey，而 Sender Email 仍然是您的发件邮箱
      • Amazon SES / Mailgun：Username 通常是系统生成的 SMTP 用户名，不一定是邮箱地址

      因此，您可以这样理解：

      • Sender Email：客户最终看到的发件邮箱地址
      • Username：HeiChat 连接 SMTP 服务器时使用的登录账号

      如果服务商没有特殊说明，优先让两者保持一致；如果服务商明确提供了单独的 SMTP 用户名，请按服务商要求填写。

      7. Password

      SMTP 登录密码。注意：

      • Gmail、Zoho 等开启双重验证后，通常需要填写 App Password
      • Microsoft 365 / Outlook 某些租户需要先启用 Authenticated SMTP
      • SendGrid、Mailgun、Amazon SES 等服务商常使用 SMTP Password，不一定是后台登录密码

      8. Test Connection 与 Save

      填写完成后：

      1. 点击 Test Connection
      2. 若测试通过，再点击 Save
      3. 建议立即发送一封真实测试邮件，确认收件、发件人名称和落箱情况是否正常

      常见邮箱与邮件服务商配置参考

      下面整理了一些常见服务商在 HeiChat 中的常用填写方式。实际以服务商官方文档为准。

      Gmail / Google Workspace

      适合低到中等发送量，以及已有 Google 邮箱体系的商家。

      • SMTP Host：smtp.gmail.com
      • Port：587
      • Security Protocol：STARTTLS
      • Sender Email：通常填写当前 Gmail / Google Workspace 邮箱地址，例如 support@yourstore.com；如果使用别名发信，请填写已在 Gmail 中配置并可正常发送的别名地址
      • Username：完整 Gmail / Google Workspace 邮箱地址
      • Password：App Password

      注意事项：

      • 必须先开启 Google 账号的 两步验证
      • 然后创建 App Password 作为 SMTP 密码
      • Sender Email 通常建议与 Username 一致；若不一致，请确认该别名已在 Gmail 或 Google Workspace 中完成“Send mail as”相关配置
      • 如果您使用 Google Workspace，且组织策略限制应用密码，可能需要管理员放行，或改用 Workspace SMTP Relay / 专业邮件服务

      官方参考：

      Outlook / Microsoft 365

      适合已经使用 Microsoft 365 企业邮箱的团队。

      • SMTP Host：smtp.office365.com
      • Port：587
      • Security Protocol：STARTTLS
      • Sender Email：通常填写当前 Microsoft 365 邮箱地址，例如 support@yourstore.com；若要用共享邮箱或别名发信，请填写该共享邮箱/别名地址，并确保账户具备对应发送权限
      • Username：完整邮箱地址
      • Password：邮箱密码；如果启用了多重验证且租户允许，可使用 App Password

      注意事项：

      • 您的邮箱必须启用 Authenticated SMTP
      • 如果 Sender Email 与 Username 不同，需要确认该邮箱别名、共享邮箱或“Send As / Send on Behalf”权限已经配置完成
      • 某些 Microsoft 365 租户可能关闭 SMTP AUTH，导致传统 SMTP 用户名密码方式无法连接
      • 如果租户限制较严格，建议改用 SendGrid、Mailgun、Brevo 或 Amazon SES 这类专用发信服务

      官方参考：

      Zoho Mail

      适合中小型团队使用企业邮箱发送客服或通知邮件。

      • SMTP Host：smtp.zoho.com
      • Port：587
      • Security Protocol：STARTTLS
      • Sender Email：通常填写当前 Zoho 邮箱地址，例如 support@yourstore.com；若使用组织别名或群组地址，请填写已在 Zoho 中启用发信权限的地址
      • Username：完整 Zoho 邮箱地址
      • Password：邮箱密码或 App-specific Password

      注意事项：

      • 如果账号启用了 MFA，建议使用 App-specific Password
      • 若 Sender Email 不是主邮箱地址，请先确认该地址已在 Zoho 中配置为可发送的别名或发件人身份
      • 发送域名建议完成 SPF / DKIM 配置，以提升投递率

      官方参考：

      SendGrid

      适合需要更稳定事务邮件投递能力的商家，常用于通知邮件、自动化邮件和客服跟进。

      • SMTP Host：smtp.sendgrid.net
      • Port：587
      • Security Protocol：STARTTLS
      • Sender Email：填写您在 SendGrid 中已验证的发件地址，例如 support@yourstore.com；更推荐使用已完成 Domain Authentication 的品牌域名邮箱
      • Username：apikey
      • Password：SendGrid 创建的 API Key

      注意事项：

      • SendGrid 的 SMTP 用户名通常不是邮箱，而是固定填写 apikey
      • Sender Email 不能随意填写，必须是 SendGrid 允许发送的地址；若未做单个发件人验证或域名认证，可能发送失败
      • 发件域名建议完成域名认证，否则可能影响投递率和品牌展示

      官方参考：

      Mailgun

      适合开发者团队或对事务邮件路由、日志和送达率有更高要求的商家。

      • SMTP Host：通常为 smtp.mailgun.org
      • Port：587
      • Security Protocol：STARTTLS
      • Sender Email：填写您在 Mailgun 已验证域名下的邮箱地址，例如 support@mail.yourstore.com 或 support@yourstore.com（以您的发信域配置为准）
      • Username：Mailgun 提供的 SMTP 用户名
      • Password：Mailgun 提供的 SMTP 密码

      注意事项：

      • 不同地区或账号可能会看到不同 SMTP 域名，请以控制台显示为准
      • Sender Email 应属于您在 Mailgun 中已验证的发信域；不要直接照抄 Username，因为它通常只是 SMTP 登录账号
      • 建议使用已验证域名作为发件域名

      官方参考：

      Amazon SES

      适合有一定技术能力、关注成本与可扩展性的团队。

      • SMTP Host：email-smtp.<region>.amazonaws.com
      • Port：587
      • Security Protocol：STARTTLS
      • Sender Email：填写已在 SES 中完成验证的发件地址，或填写属于已验证域名下的邮箱地址，例如 support@yourstore.com
      • Username：SES 生成的 SMTP Username
      • Password：SES 生成的 SMTP Password

      注意事项：

      • SMTP Host 中的 <region> 需要替换为您的 SES 区域，例如 us-east-1
      • SES 的 SMTP 凭据与 AWS 控制台登录密码不同，需要单独生成
      • Sender Email 必须对应 SES 已验证的 Identity；如果只验证了单个邮箱，就只能用该邮箱发送；如果验证了整个域名，才能使用该域名下的其他地址
      • 如果账户还在沙盒模式，通常只能发送给已验证地址

      官方参考：

      Brevo（原 Sendinblue）

      适合中小商家做营销邮件与事务邮件混合发送。

      • SMTP Host：smtp-relay.brevo.com
      • Port：587
      • Security Protocol：STARTTLS
      • Sender Email：填写您在 Brevo 中已添加并验证的发件人地址，例如 support@yourstore.com；更推荐使用已完成域名认证的品牌邮箱
      • Username：Brevo 账号邮箱
      • Password：Brevo 生成的 SMTP Key

      注意事项：

      • 推荐使用 Brevo 生成的 SMTP Key，而不是直接使用登录密码
      • Sender Email 可以与 Username 不同，但必须先在 Brevo 后台完成发件人验证，否则可能被拒发
      • 若用于品牌发信，建议先完成域名验证和发件人认证

      官方参考：

      我该选哪种方式？

      如果您还没决定用哪家服务商，可以参考下面的简单建议：

      • 个人邮箱或小团队试用：优先考虑 Gmail、Google Workspace、Zoho Mail
      • 已经在用企业邮箱：优先考虑 Microsoft 365 或 Google Workspace
      • 重视稳定投递与扩展性：优先考虑 SendGrid、Mailgun、Amazon SES、Brevo
      • 计划长期使用品牌域名发信：建议尽量使用企业域名邮箱或专业邮件服务，而不是个人免费邮箱

      如果您的使用场景是客服跟进、订单通知、营销触达混合发送，专业邮件服务通常比个人邮箱更稳定，也更容易处理送达率、退信和域名认证问题。

      常见问题排查

      1. 测试连接失败

      请优先检查以下项目：

      • SMTP 地址是否填写正确
      • 端口与加密方式是否匹配，例如 587 + STARTTLS
      • 用户名是否为完整邮箱地址
      • 密码是否应改为 App Password 或 SMTP Password
      • 服务商是否允许第三方 SMTP 登录

      2. 提示认证失败

      常见原因包括：

      • 开启了双重验证，但仍在使用普通登录密码
      • Microsoft 365 邮箱未启用 Authenticated SMTP
      • SendGrid / SES / Mailgun 使用了后台登录密码，而不是 SMTP 凭据

      3. 能发送但进垃圾箱

      建议检查：

      • 发件域名是否已配置 SPF、DKIM、DMARC
      • 发件人名称是否清晰、可信
      • 是否频繁使用免费邮箱进行商业发信
      • 邮件正文是否存在明显营销垃圾词

      4. Sender Email 与 Username 可以不同吗？

      可以。

      在大多数常见邮箱服务中：

      • Sender Email 和 Username 往往相同
      • 两者通常都是完整邮箱地址格式

      但在部分专业邮件服务中：

      • Username 可能不是邮箱格式
      • Sender Email 仍然是实际对外展示的发件地址

      例如：

      • SendGrid：Username = apikey
      • Amazon SES：Username = SES 生成的 SMTP 用户名
      • Mailgun：Username = Mailgun 提供的 SMTP 用户名

      很多服务商会对发件地址做严格校验。为了减少失败概率，建议优先保持：

      • Sender Email = Username

      如果遇到服务商明确要求使用“非邮箱格式的 SMTP 用户名”，就按其要求填写 Username，同时确保：

      • Sender Email 是该服务商允许发送的邮箱或已验证发件人
      • 域名、别名或发件人身份已经完成验证

      如果您需要使用别名发信，请先确认该服务商支持发件别名或已验证的发件人地址。

      最佳实践建议

      • 优先使用企业域名邮箱，而不是个人免费邮箱
      • 为发件域名配置 SPF、DKIM、DMARC
      • 用真实邮箱做测试，确认不是只“连接成功”
      • 先小规模发送，再逐步增加发送量
      • 如果发送量较大，优先考虑专业事务邮件服务

      需要帮助？

      如果您在配置 HeiChat 的 Email 集成时遇到问题，可以联系 HeiChat 支持团队：heicarbook@gmail.com